Vos renseignements personnels sont importants. Chez Palos, nous souhaitons vous fournir une bonne compréhension de la manière dont nous recueillons, utilisons et partageons les renseignements personnels de nos clients. Nous suivons une politique stricte en matière de protection de la vie privée et prenons des mesures pour protéger vos renseignements et respecter les lois sur la protection des renseignements personnels.

Nos Principes de Confidentialité

Nous suivons ces principes clés pour protéger vos renseignements personnels :

1. Responsabilité – La protection de la vie privée est une priorité à tous les niveaux de notre organisation. Nos employés reçoivent une formation sur l’importance de protéger vos renseignements.
2. Collecte Limitée – Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires pour vous offrir nos services.
3. Utilisation Limitée – Nous utilisons vos renseignements uniquement pour vous fournir nos services ou vous informer sur des services susceptibles de vous intéresser.
4. Consentement – Nous demandons votre consentement pour recueillir et utiliser vos renseignements personnels, généralement au moment de la signature des documents d’ouverture de compte. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, ce qui pourrait toutefois limiter notre capacité à vous servir.
5. Utilisation et Conservation Limitées – Nous utilisons vos renseignements seulement de la manière permise par vous ou requise par la loi, et nous les conservons uniquement aussi longtemps que nécessaire.
6. Exactitude – Nous prenons des mesures raisonnables pour garder vos renseignements exacts et à jour.
7. Contrôles– Nous avons des mesures de protection physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger vos renseignements personnels.

Quels types de renseignements nous recueillons

Les types de renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et partageons dépendent du produit ou service que vous détenez chez nous. Ces renseignements peuvent inclure :

• Votre nom, adresse, numéros de téléphone (y compris cellulaire), adresse courriel, date de naissance et numéro d’assurance sociale (NAS) ou numéro de sécurité sociale (SSN);
• Votre situation personnelle et professionnelle;
• Vos actifs, revenus et sources de fonds;
• Votre expérience en matière d’investissement, vos objectifs financiers et votre tolérance au risque.

Nous pourrions également recueillir des renseignements techniques comme votre adresse IP, type d’appareil et navigateur lorsque vous accédez à notre site Web ou utilisez nos formulaires, dans la mesure où ces données permettent de vous identifier.

Dans certains cas, nous pourrions avoir besoin de renseignements sur des tiers liés pour gérer notre relation avec vous, tels que votre conjoint, partenaire, personne de confiance ou bénéficiaires.

Nous recueillons les renseignements que vous nous fournissez par le biais de formulaires ou lors de conversations, ainsi que ceux relatifs aux conseils ou services fournis.

Pourquoi nous recueillons ces renseignements

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels pour confirmer et vérifier votre identité, vous offrir des services d’investissement personnalisés, gérer nos affaires et notre relation avec vous, effectuer des vérifications de solvabilité au besoin, et répondre aux obligations légales, réglementaires et fiscales.

Nous vous demandons également votre consentement pour vous envoyer du matériel promotionnel par voie électronique.

Comment nous utilisons ou partageons vos renseignements personnels

Pour administrer, gérer et entretenir les comptes clients, traiter les transactions et fournir des services liés, nous devons donner accès à vos renseignements personnels à l’interne ou à certaines sociétés non affiliées. Nous pouvons partager vos renseignements :

• Pour traiter vos transactions, maintenir vos comptes, répondre à des ordonnances judiciaires ou enquêtes, rapporter aux agences de crédit, ou répondre aux exigences légales et réglementaires;
• Avec des fournisseurs de services tiers pour l’administration de votre compte;
• Avec des entités affiliées et non affiliées qui nous fournissent des services (comme courtiers, fiduciaires, dépositaires, processeurs de données);
• Avec les organismes de réglementation lors d’examens ou d’enquêtes;
• Ou tel qu’autrement permis ou requis par la loi.

Palos peut également utiliser vos renseignements pour vous proposer des produits et services susceptibles de vous intéresser. Toutefois, nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Traitement automatisé

Nous pourrions utiliser des formes limitées de traitement automatisé, par exemple pour passer des ordres selon des règles préétablies. Ces processus ne produisent pas d’effets juridiques ou d’effets significatifs sans supervision humaine. Pour toute question, contactez votre conseiller Palos.

Protection de vos renseignements

Nous contrôlons strictement l’accès à vos renseignements personnels. Seuls les employés, agents et fournisseurs ayant besoin de ces renseignements pour leurs fonctions y ont accès, et ils sont tenus à la confidentialité. Nous utilisons des mesures de protection administratives, techniques et physiques contre l’accès non autorisé, la perte, l’utilisation abusive ou la divulgation.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, y compris pour satisfaire aux exigences légales, réglementaires et fiscales. En général, les dossiers sont conservés pendant au moins sept (7) ans. Lorsqu’ils ne sont plus requis, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

Consentement à la collecte et à l’utilisation

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels avec votre connaissance et votre consentement, sauf indication contraire permise ou requise par la loi. Le consentement peut être exprès (p.ex., accord écrit ou verbal) ou implicite (p.ex., utilisation de nos services ou soumission d’informations).

Par exemple, nous recueillons vos renseignements lorsque vous :

• Ouvrez un compte avec nous;
• Demandez des conseils en investissement;
• Fournissez des renseignements personnels pour mieux comprendre vos besoins.

Nous pouvons également obtenir vos renseignements à partir d’autres sources, telles que des agences de crédit, pour vérifier votre identité.

Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels. Vous pouvez aussi refuser de recevoir certaines communications, telles que des bulletins ou du matériel promotionnel. Pour ce faire, veuillez en informer votre conseiller Palos ou envoyer un courriel à : [email protected]. Nous continuerons à vous transmettre des informations relatives aux services ou comptes que vous détenez chez nous.

Note : Certains renseignements personnels sont nécessaires à la prestation de nos services. Leur retrait pourrait limiter notre capacité à vous servir. Dans certains cas, nous pourrions devoir fermer votre compte ou cesser certains services. Votre conseiller Palos pourra vous expliquer les impacts selon votre situation.

Votre rôle

Vous jouez un rôle essentiel pour nous permettre de vous offrir des conseils appropriés. Nous avons besoin d’une compréhension claire de vos objectifs financiers, perspectives et situation personnelle. Veuillez vous assurer que les renseignements que vous fournissez sont complets et exacts, et nous aviser rapidement de tout changement.

Vos droits

Sous réserve des lois applicables, vous avez le droit de :

• Accéder à vos renseignements personnels;
• Corriger les renseignements inexacts ou incomplets;
• Demander de recevoir certaines de vos renseignements personnels dans un format couramment utilisé;
• Demander la suppression ou l’anonymisation de vos données lorsque non requises;
• Vous opposer à certains traitements, notamment à des fins de marketing;
• Être informé et vous opposer à l’utilisation de processus décisionnels automatisés;
• Porter plainte auprès de notre Chef de la Conformité ou de l’autorité compétente.

Transferts hors du Québec ou du Canada

Avant de communiquer des renseignements personnels hors du Québec ou à l’étranger, nous effectuons une Évaluation des Incidences sur la Vie Privée pour garantir une protection adéquate.

Pour toute question sur cette Politique de Confidentialité ou pour exercer vos droits, veuillez nous appeler au 514-397-0188 ou sans frais au 1-855-725-6788, ou encore nous écrire à l’attention du notre Chef de la Conformité à notre bureau de Montréal : Palos Gestion de patrimoine inc., 1 Place Ville Marie, bureau 1670, Montréal (Québec) Canada H3B 2B6, ou à l’adresse courriel [email protected].

Palos se réserve le droit de modifier ou de compléter sa politique de confidentialité en tout temps. Si nous apportons des modifications à la politique de confidentialité, nous publierons la politique mise à jour sur notre site Web à l’adresse www.palos.ca